Slik dokumenterer du due diligence for banken

Hva banken faktisk trenger

Banker må følge hvitvaskingsloven og kreve dokumentasjon som viser hvem som eier og styrer selskapet, hva pengene kommer fra, og hva kontoen skal brukes til. Når du forstår bankens perspektiv og leverer presise bevis første gang, kutter du ventetid og unngår frem-og-tilbake med saksbehandler.

Det viktigste prinsippet er risikobasert tilnærming: jo mer kompleks eierskap og jo mer grensekryssende aktivitet, desto mer detaljer ønsker banken. Driver du enkelt innenlands B2B med kjente motparter, holder ofte en strømlinjeformet pakke. Under finner du hva som vanligvis etterspørres – og hvordan du dokumenterer det presist.

Bruk denne artikkelen som en operativ sjekkliste. Fyll hullene tidlig, opprett et enkelt «datarom» (mappe med PDF-er), og unngå ufullstendige mobilskjermbilder. Det gir forutsigbarhet for både deg og banken.

Grunnleggende selskapsdokumenter

Start med faste selskapsdokumenter. Disse bekrefter hvem dere er, hva dere kan gjøre, og hvem som kan signere.

• Firmaattest (Brønnøysund, oppdatert siste 30 dager).
• Vedtekter (gjeldende versjon, samlet i én PDF).
• Stiftelsesdokument og eventuelle protokoller for senere endringer (styre, kapital, navn).
• Aksjeeierbok eller bekreftelse på aksjonærer, inkludert dato for siste oppdatering.
• Signatur- og fullmaktsmatrise (hvem har rett til å disponere konti og signere avtaler).
• Organisasjonskart som viser eierstruktur opp til reelle eiere (UBO).

Eierskap og reelle rettighetshavere (UBO)

Banken må vite hvem som i realiteten kontrollerer og tjener på virksomheten. Det er normalt de fysiske personene som eier 25 % eller mer, eller på annen måte utøver kontroll. For hver UBO samler du identitets- og skatteopplysninger i én ryddig fil.

• ID-dokument: Fargekopi av gyldig pass eller nasjonalt ID-kort (alle sider med informasjon).
• Bostedsadresse: Dokumentasjon på adresse (f.eks. strømregning/bankutskrift under tre måneder gammel), dersom banken ber om det.
• Skatteforhold: Selvdeklarasjon for skatteplikt (CRS/FATCA) inkludert TIN der relevant.
• PEP/sanksjoner: Bekreftelse på at personen ikke er PEP, eller gi detaljer hvis vedkommende er det.
• Eierbevis: Aksjeeierbok, aksjekjøpsavtaler, cap table, eventuelle mellomliggende holdingselskaper med firmaattest/vedtekter.

Har dere holdingselskap på veien opp til privatpersoner, legger du ved firmaattest og vedtekter for hvert ledd, samt organisasjonskart som tydelig markerer eierandeler og kontrollrettigheter. Jo mer lineært og verifiserbart, desto raskere prosesstid.

Midlenes opprinnelse og kapitalinnskudd

Banken må forstå hvor pengene som settes inn på kontoen kommer fra («source of funds») og, ved større transaksjoner, den underliggende opprinnelsen («source of wealth»). Vær konkret på hver sum du forventer å sette inn den første tiden.

• Egenkapital: Kontoutskrift som viser saldo før innskudd, og transaksjon loggført ved innbetaling.
• Lønn/bonus som kilde: Lønnsslipper og bankutskrift som viser utbetaling.
• Salg av eiendel: Kontrakt, oppgjørsoppstilling og kontoutskrift som dokumenterer salgssummen.
• Utbytte: Generalforsamlingsprotokoll, årsregnskap og kontobevegelse.
• Lån: Signert låneavtale, kilde til långivers midler, og kontoutskrift som viser utbetaling.
• Ekstern investering: Tegningsavtale, KYC på investor(er), og bankkvittering for innbetaling.

For nystartede AS er beløpene ofte beskjedne i starten. Likevel må både strukturen og kildene være sporbare. Lag en enkel oversikt (Excel eller PDF) som knytter hver forventet innbetaling til et vedleggsnummer. Det gjør gjennomgangen mekanisk for saksbehandler.

Forretningsmodell, transaksjonsmønster og risikoprofil

Banken vurderer risiko ut fra bransje, kunder, land, betalingsformer og forventet volum. Gi et kortfattet, men spesifikt bilde av hvordan virksomheten fungerer i praksis de neste 6–12 månedene.

• Produkter/tjenester: Hva leveres, og til hvem (B2B/B2C)?
• Kunder/markeder: Hovedland, segmenter og eventuelle høyrisikobransjer.
• Leverandører: Viktige kontraktsparter, land og eventuelle mellomledd.
• Betalingsformer: Andel kort, faktura, bankoverføring, eventuelt kontanter (unngå hvis mulig).
• Volum: Estimat på antall og størrelse per måned/kvartal (f.eks. 30–50 fakturaer à 25–60 000 kr).
• Tredjeland: Om innbetalinger/utbetalinger involverer land utenfor EØS/UK/USA, beskriv hvorfor og hvordan dere kvalitetssikrer motparter.

Bruk nøkterne antakelser. Et enkelt diagram eller en tabell (om nødvendig) som viser forventede inn- og utbetalinger per kvartal er ofte nok. Dersom dere planlegger bransjer eller land som typisk anses mer risikoutsatt, forklar konkrete tiltak: KYC på kunder, kvalitetssikring av leverandører, sanksjonsscreening og kontraktsklausuler.

Eksempel på kort risikoprofil

«Vi selger IT-konsulenttjenester til norske SMB-er. 100 % innbetalinger i NOK via faktura. Ingen kontanter. Ingen tredjeland. Forventer 15–20 kunder første år og 2–3 faste leverandører i Norge.»

Kontrakter, fakturaer og tidlige bevis

Selv om du er i oppstartsfasen, kan du ofte vise «bevis på liv». Banker liker konkrete dokumenter – også intensjonsavtaler. Samle det som finnes.

• Signerte kontrakter eller LOI/rammeavtaler
• Tilbud/ordrebekreftelser og prospekter
• Første fakturaer eller demofakturaer (tydelig merket «eksempel»)
• Nettside (url), domenebevis og markedsmateriell
• Budsjett/likviditetsprognose for 6–12 mnd

Har du lite på plass ennå, lag en kort presentasjon (3–5 sider) som forklarer tilbudet, målgruppe, prislogikk og salgsprosess. Det viser substans bak tallene.

Personkontroll: daglig leder, styret og fullmakter

Banken må vite hvem som faktisk vil bruke kontoen, og på hvis fullmakt. Legg ved oppdatert oversikt over rollefordeling og disposisjonsrett.

• CV eller kort bakgrunn for daglig leder og nøkkelpersoner
• Protokoll som viser valg av styre og daglig leder
• Fullmaktsskjema for nettbank og kontodisponering (bankens mal)
• Bekreftelse på hvem som skal kunne bestille kort, opprette/sepa/swish osv. hvis relevant

PEP- og sanksjonsscreening gjøres ofte automatisk i banken, men du bør være forberedt på oppfølgingsspørsmål dersom noen innehar politisk eksponert verv eller har tilknytning til sanksjonerte jurisdiksjoner.

Spesielt ved hylleselskaper og oppkjøp

Ved kjøp av hylleselskap eller eksisterende aksjeselskap ber banken ofte om ekstra dokumenter for å bekrefte ren historikk og rettmessig kontroll.

• Aksjekjøpsavtale (SPA) og oppgjørsdokumentasjon
• Generalforsamlingsprotokoll for styreendringer og eventuelle vedtektsendringer
• Oppdatert aksjeeierbok og melding til Foretaksregisteret
• Historiske regnskap og eventuell bekreftelse på ingen skjulte forpliktelser
• Navneendring (om relevant) og sporbar betaling av gebyr

Hvis du vurderer denne veien, kan det være nyttig å hylleselskaper før du bestemmer deg. Banken vil uansett kreve UBO- og kilde-dokumentasjon på de nye eierne, samt kjøpsoppgjøret.

Slik organiserer du datarommet

God mappestruktur og tydelig navngivning gjør due diligence triviell for banken. Tenk at en utenforstående skal finne frem uten forklaring.

• Mappestruktur: 01_Selskap, 02_UBO, 03_SourceOfFunds, 04_Kontrakter, 05_Budsjett, 06_Fullmakter.
• Navngivning: «2026-02-01_Aksjeeierbok.pdf», «UBO_Hansen_Pass.pdf», «Kontrakt_KundeX_2026-03-10.pdf».
• Formater: Bruk PDF for endelige dokumenter. Unngå skjermbilder der original-PDF finnes.
• Indeks: Lag en 1-sides innholdsliste med henvisning til filnavn (001–020).
• Tilgang: Del via sikker lenke (bankens portal eller kryptert skylagring). Unngå e-post med mange vedlegg.

Tidslinje og forventet prosess i banken

Prosessen varierer per bank og risikoprofil, men følger ofte et lignende løp.

• Søknad: Grunnleggende opplysninger om selskap, eiere og formål med konto.
• ID/legitimering: Video-ID, BankID eller personlig oppmøte for nøkkelpersoner.
• Dokumentinnlevering: Opplasting av due diligence-pakken via bankens portal.
• Screening: PEP/sanksjoner, negativ mediesøk, land- og bransjerisiko.
• Faglig vurdering: Gjennomgang av kilder til midler og forretningsmodell.
• Beslutning: Godkjenning, avslag eller spørsmål/tilleggskrav.
• Etablering: Konto åpnes, fullmakter settes, kort/brukere opprettes.

For en enkel, innenlandsk virksomhet med komplett dokumentasjon kan dette gå på 1–5 virkedager. Er strukturen kompleks, involverer flere land eller uvanlige betalingsstrømmer, planlegg 2–4 uker.

Vanlige avslag og hvordan du løser dem

De fleste avslag bunner i mangelfull dokumentasjon eller uklar forretningsmodell. Gå til årsaken og lukk gapet.

• Uklart eierskap: Oppdater aksjeeierbok, vis organisasjonskart og legg ved avtaler som viser kontroll.
• Usporbart kapitalinnskudd: Dokumenter middelkilden med bankutskrifter og kontrakter; unngå kontanter.
• Høyrisikomarkeder: Vis tiltak (KYC av motparter, sanksjonsscreening, kontraktsklausuler).
• Lite substans: Legg ved LOI, budsjett, pipeline og presentasjon som konkretiserer planen.
• Gamle dokumenter: Skaff fersk firmaattest og oppdatert styre-/fullmaktsprotokoll.

Får du avslag, be om begrunnelse. Ofte kan en presisere transaksjonsmønsteret, legge til kildedokumenter eller justere fullmakter og få søknaden vurdert på nytt – i samme bank eller en annen.

Kostnader, gebyrer og praktiske hensyn

Noen banker tar etableringsgebyr for bedriftskonto, mens andre har månedspris for pakker (nettbank, kort, integrasjoner). I tillegg kan ekstra KYC-sjekker ved høy risiko gi gebyrer. Sammenlign totalen, ikke bare månedsprisen: kort, internasjonale betalinger, valutakonto og integrasjoner mot regnskap.

Unngå kontanter. De fleste banker fraråder eller begrenser kontanthåndtering av hensyn til hvitvaskingsrisiko. Viser du en kontantfri drift, blir vurderingen enklere og ofte rimeligere.

Mal: dokumentliste du kan krysse av

• Firmaattest (oppdatert)
• Vedtekter (gjeldende)
• Stiftelsesdokument og relevante protokoller
• Aksjeeierbok med dato
• Organisasjonskart med UBO-er
• ID for UBO-er (pass/ID-kort) og adresser
• CRS/FATCA-egenerklæringer
• Kilde til midler (utskrifter, avtaler, oppgjør)
• Forretningsmodell (kort beskrivelse + volumestimat)
• Kontrakter/LOI, tilbud og eventuelle første fakturaer
• Budsjett/likviditetsprognose 6–12 mnd
• Fullmakter for nettbank og kontodisponering

For utdyping av krav etter hvitvaskingsloven kan du se Finanstilsynets veiledning (faglig, men nyttig).

Sjekkpunkter før innsending

• Fullstendighet: Mangler det én brikke (f.eks. UBO-ID), står hele saken i ro.
• Ferskhet: Firmaattest og adresser bør være oppdatert siste måned.
• Konsistens: Samme navn, datoer og beløp på tvers av vedlegg.
• Sporbarhet: Hver innbetaling/innskudd skal ha en dokumentert kilde.
• Tilgjengelighet: Én sikker lenke til datarommet, med lesetilgang for banken.

Når alt dette er på plass, opplever de fleste at kontoen åpnes uten friksjon. Du har da levert nettopp det banken trenger for å dokumentere due diligence – ryddig, verifiserbart og risikopassende.