Prokura og signaturrett

Hvem som kan binde selskapet i avtaler og hvem som kan undertegne på vegne av selskapet, er to ulike nøkler i styringen av et aksjeselskap. Feil innstilling kan skape kostbare misforståelser, men med noen enkle valg blir hverdagen både tryggere og raskere.

Kort forklart: Prokura og signaturrett

Prokura er en fullmakt som gir en eller flere personer rett til å opptre på vegne av virksomheten i forretningsmessige disposisjoner, for eksempel å inngå avtaler med leverandører, kjøpe utstyr eller bestille tjenester innenfor virksomhetens normale drift. Signaturrett er derimot retten til å signere på vegne av selskapet i formelle sammenhenger, som avtaledokumenter, fullmakter, offentlige skjemaer og meldinger til Brønnøysundregistrene.

Slik bruker du ordningene i praksis

I små og mellomstore AS er det vanlig at daglig leder får prokura for å kunne inngå daglige avtaler, mens styreleder eller to styremedlemmer i fellesskap har signaturrett. I selskaper med mer formelle prosesser, kan økonomisjef få begrenset prokura (for eksempel innenfor beløpsgrenser), mens signaturrett fortsatt ligger i styret.

• Prokura i praksis: Bestille varer, undertegne kundeavtaler, forhandle og signere standard leverandørkontrakter.
• Signaturrett i praksis: Signere generalforsamlingsprotokoll, sende Samordnet registermelding, bekrefte styrevedtak, pantsettelse eller større investeringsavtaler.
• Kombinasjoner: Du kan gi én person prokura alene (enkeltprokura) eller kreve to i fellesskap (kollektiv prokura). Signaturrett kan også kreves i fellesskap.

Vær bevisst på at banker, utleiere og offentlige etater ofte krever at den som signerer har formell signaturrett registrert. Selv om en prokurist kan inngå avtaler, kan enkelte motparter fortsatt be om medsignering av signaturberettiget ved større forpliktelser.

Hvem kan få prokura eller signaturrett?

Styret bestemmer gjennom vedtak hvem som får prokura og hvem som får signaturrett. I praksis gis prokura ofte til daglig leder, avdelingsleder eller økonomiansvarlig. Signaturrett gis typisk til styreleder alene, styret i fellesskap, eller to styremedlemmer i fellesskap. Du kan også gi signaturrett til daglig leder, men vurder kontrollmekanismer hvis selskapet har høy risikoprofil.

• Enkeltprokura: Én person kan binde selskapet alene i driftsavtaler.
• Kollektiv prokura: To eller flere må signere sammen (øker kontroll, senker tempo).
• Signaturrett alene: Raskt og effektivt, men stiller krav til internkontroll.
• Signaturrett i fellesskap: Tryggere i store beslutninger, men mer administrasjon.

Et tydelig styrevedtak med konkret formulering om hvem som får hvilken rett, og på hvilke vilkår, er helt sentralt. For kollektive ordninger: spesifiser om «to i fellesskap» betyr hvilke to (for eksempel «styreleder og ett styremedlem»), eller hvilke som helst to.

Forskjell på prokura og signaturrett – vanlige misforståelser

• «Prokura = alt»: Nei. Prokura gjelder normalt løpende drift. Uvanlige disposisjoner (for eksempel salg av eiendom, pantsettelse, fusjon) krever ofte styrebeslutning og signaturrett.
• «Banken godtar prokura»: Ikke alltid. Mange banker krever registrert signaturrett for kontoåpning, lån og garantier.
• «Alt må registreres»: Ja, prokura og signaturrett bør registreres i Foretaksregisteret for å ha eksterne virkninger. Interne fullmakter uten registrering er svakere overfor tredjepart.

Slik registrerer du i Brønnøysundregistrene

Prokura og signaturrett registreres via Samordnet registermelding. Følg denne rekkefølgen for et ryddig spor:

• 1) Styrevedtak: Formuler nøyaktig hvem som får prokura/signaturrett, og om det kreves to i fellesskap. Ta inn eventuelle begrensninger.
• 2) Samordnet registermelding: Gå til Altinn og meld endringen. Kryss av for endring i roller/tilknytning og fyll inn prokura-/signaturrett-feltene.
• 3) Dokumentasjon: Last opp protokoll fra styremøtet og eventuelle vedlegg.
• 4) Innsending og bekreftelse: Signer meldingen med signaturberettiget slik det fremgår av dagens registrering. Når endringen er godkjent, vil ny rettighet fremgå av utskrift.

Gjør du dette ved stiftelse, håndteres registreringen sammen med øvrige opplysninger (stiftelsesgebyret er for tiden 6 825 kroner). Hvis du likevel skal melde annet – for eksempel navneendring digitalt (1 276 kroner) – kan det være lurt å oppdatere prokura/signaturrett samtidig for å spare tid.

Se også Brønnøysundregistrenes offisielle veiledning om signatur og prokura.

Når bør du endre eller tilbakekalle?

• Endring i roller: Ny daglig leder eller ny styresammensetning – oppdater vedtak og registrering.
• Økt risikonivå: Innfør kollektiv signatur eller kollektiv prokura for større disposisjoner.
• Avslutning av arbeidsforhold: Tilbakekall prokura umiddelbart og informer banker/kontraktmotparter.

Prokura og signaturrett i hylleselskap

Kjøper du et hylleselskap, følger det gjerne med en standard oppsett for signaturrett (ofte styreleder alene eller to i fellesskap), mens prokura ofte ikke er satt. Gjennomgå vedlagte protokoller og oppdater rettighetene raskt etter overtakelse. Det kan være store forskjeller i hvordan leverandører setter opp dette – derfor kan det lønne seg å sammenligne hylleselskaper før kjøp.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg begrense prokura med beløpsgrenser?

Ja, internt kan styret fastsette beløpsgrenser. Eksternt må du likevel anta at motparter ikke alltid kjenner begrensningen, så kommuniser tydelig i kontrakter og rutiner.

Må prokura og signaturrett registreres?

For å få rettsvern og forutsigbarhet utad bør de registreres i Foretaksregisteret. Uregistrerte fullmakter skaper usikkerhet og tvister.

Hva er best for et lite AS – én eller to i fellesskap?

Én signaturberettiget gir fart og enkelhet. To i fellesskap gir mer kontroll. Mange velger én signaturberettiget i kombinasjon med interne beløpsgrenser og krav om styrebehandling for større saker.