PEP-sjekk i banken ved kontoåpning

Hva er pep og hvorfor sjekker banker?

Når du åpner bedriftskonto vil banken gjøre en pep-sjekk i banken ved kontoapning som en del av sine rutiner for å forebygge økonomisk kriminalitet. En PEP (politisk eksponert person) er kort sagt en person som har, eller nylig har hatt, en fremtredende offentlig funksjon – samt enkelte nærstående og kjente medarbeidere/forbindelser. Banker skal forstå hvem kunden er, hvor pengene kommer fra og om det foreligger forhøyet risiko.

Formålet er ikke å stenge dører, men å vurdere risiko og eventuelt sette inn forsterkede kundetiltak. Derfor vil du kunne bli stilt flere spørsmål ved pep-sjekk i banken ved kontoapning dersom noen i eller rundt selskapet har PEP-status eller tilknytning til en PEP.

Hvem i et nytt selskap blir kontrollert

Banken vurderer personer som direkte eller indirekte kan påvirke selskapet eller disponere midler. Det betyr at sjekken ofte omfatter:

• Stiftere og aksjeeiere (inkludert reelle rettighetshavere ved indirekte eierskap)
• Styremedlemmer og styreleder
• Daglig leder
• Fullmaktshavere og disposisjonsrettshavere på konto
• Eventuelle nøkkelpersoner eller rådgivere som skal ha varig disposisjonsrett

Er eierskapet sammensatt, vil banken be om oversikt over hele eierkjeden frem til fysiske personer. For utenlandske eiere trenger banken ofte oversatte og bekreftede dokumenter for å identifisere reelle rettighetshavere.

Når og hvordan gjennomføres sjekken i banken

PEP-kontrollen skjer vanligvis samtidig med øvrig kundekontroll (KYC) når du søker om å opprette konto. I tillegg kan banken gjøre løpende kontroller etter at kontoen er åpnet. Prosessen kan være digital, ved innsending av skjema og personopplysninger, eller gjennom et møte/videoidentifisering.

Dette ser banken etter

• Om noen i eller nær selskapet har PEP-tilknytning
• Eventuelle sanksjons- eller negativ mediasøk som gir økt risiko
• Forretningsmodell, forventede transaksjoner og opprinnelse til midler
• Klar og sporbar eierstruktur

Dokumentasjon du bør ha klar

Rask fremdrift handler ofte om å være forberedt. Samle dokumentasjonen før du søker, og legg ved tydelige forklaringer der noe kan misforstås.

• Gyldig legitimasjon for alle nøkkelpersoner (og eventuelle signerte fullmakter)
• Adresse- og kontaktopplysninger
• Opplysninger om skattemessig bosted (for rapportering)
• Oversikt over eierstruktur og reelle rettighetshavere
• Kort beskrivelse av virksomheten: hva dere selger, til hvem, og i hvilke land
• Forventet kontobruk: innbetalingstyper, volum og land
• Opprinnelse til midler: hvordan aksjeinnskudd/likviditet er opptjent
• Eventuelt PEP-skjema/egenerklæring signert av berørte personer
• For utenlandske dokumenter: oversettelser og eventuell bekreftelse/notarial

Noen banker ber i tillegg om selskapsdokumenter som vedtekter, protokoller og registreringsbekreftelse. Lever nøyaktige, konsistente opplysninger – uoverensstemmelser er en vanlig årsak til forsinkelser.

Hvis noen er pep: hva banken typisk krever

Har en nøkkelperson PEP-tilknytning, vil banken normalt vurdere forholdet mer inngående. Dette kan innebære:

• Forsterkede kundetiltak og intern godkjenning på høyere nivå
• Mer detaljert kartlegging av formues- og inntektskilder
• Nærmere vurdering av formålet med kontoen og selskapets planlagte transaksjoner
• Løpende oppfølging og hyppigere oppdatering av kundeinformasjon

Det kan også bli aktuelt å begrense enkelte tjenester i en periode, eller at banken ber om ytterligere dokumentasjon ved spesifikke transaksjoner. Igjen: PEP-status er i seg selv ikke et avslag, men medfører høyere aktsomhet.

Tidsbruk, kontoåpning og sperret konto

Tidsbruken varierer. En ryddig søknad med komplett dokumentasjon går som regel raskere. Er flere eiere, utenlandske forhold eller PEP-tilknytning involvert, må du påregne mer behandlingstid. Ved innskudd av aksjekapital bruker mange en egen sperret konto til beløpet er bekreftet, selskapet er registrert og bankens kontroller er gjennomført.

Særlig om hylleselskap og bankforhold

Kjøper du et hylleselskap, må du likevel gjennom samme bankkontroll som ved nystiftelse. Banken vurderer de nye eierne, nye styremedlemmer og andre som skal disponere konto. Seriøse leverandører kan bistå med basisdokumenter, men de kan ikke erstatte bankens plikter.

Hvis du står mellom nystiftelse og kjøp av et ferdigregistrert selskap, kan det være nyttig å sammenligne hylleselskaper opp mot egne behov for tempo, banktilgang og dokumentasjonsbyrde. Uansett valg vil bankens PEP- og AML-kontroll være omtrent den samme.

Praktiske tips for en smidig prosess

• Samle alt på ett sted: legitimasjon, eierstruktur, forretningsbeskrivelse, forventede transaksjoner
• Avklar roller tidlig: hvem skal ha signatur/fullmakt på konto?
• Forklar uvanlige forhold: utenlandske eiere, komplekse strukturer eller høybetalingstransaksjoner
• Hold informasjon konsistent på tvers av vedtekter, protokoller og skjemaer
• Forbered PEP-egenerklæring for alle som kan være berørt
• Følg raskt opp bankens spørsmål; korte svarfrister gir raskere behandling
• Bruk tydelige filnavn og dato på opplastede dokumenter

Vanlige fallgruver som forsinker kontoåpning

• Manglende oversikt over reelle rettighetshavere eller indirekte eierskap
• Uoverensstemmelser mellom selskapsdokumenter og bankskjema
• Ufullstendig informasjon om forventet transaksjonsmønster
• Ubekreftet identitet eller utløpt legitimasjon
• Lite forklaring på opprinnelse til midler ved større innskudd

Personvern og behandling av opplysninger

Banker er underlagt strenge regler for lagring og beskyttelse av kundeopplysninger. Opplysninger innhentet for kundekontroll brukes til å oppfylle plikter etter regelverk mot hvitvasking og terrorfinansiering. Du kan normalt be om innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret, innenfor rammene av gjeldende regler.

For overordnet og offentlig informasjon om kravene som ligger til grunn for PEP- og kundekontroll, se Finanstilsynet.

Kort sjekkliste før du kontakter banken

• Eierstruktur tegnet opp til fysiske personer, inkludert prosenter
• Identifikasjon og kontaktopplysninger for styre, daglig leder og disposisjonsrettshavere
• Beskrivelse av virksomhet og forventet kontobruk (beløp, frekvens, land)
• Dokumentert opprinnelse til midler for innskudd
• PEP-egenerklæring for relevante personer – og kort redegjørelse ved PEP-tilknytning
• Eventuelle oversettelser/bekreftelser for utenlandske dokumenter

For mange nystartede selskaper er dette første møte med bankens etterlevelseskrav. Sett av tid, svar presist og komplett, og husk at pep-sjekk i banken ved kontoapning er en normal del av prosessen for å beskytte både banken, kundene og samfunnet.