Når starter rapporteringspliktene?

Hva utløser rapporteringspliktene

Mange lurer på når begynner rapporteringsplikter nytt as. For et nytt aksjeselskap starter ikke alt samme dag du stifter. Pliktene kobles til konkrete hendelser: når du begynner å fakturere, når du utbetaler lønn, og når regnskapsåret ditt avsluttes.

Innhold i artikkelen vis

Grov oversikt:

Omsetning/fakturering utløser spørsmål om merverdiavgift (MVA).
Utbetaling av lønn eller goder utløser a-melding, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
Det at selskapet eksisterer ved årsslutt utløser skattemelding, årsregnskap og rapportering av eiere.

Resten av artikkelen forklarer hva som starter når, hva som kan vente, og hvordan du planlegger første måneder for å unngå unødvendig hast og gebyrer.

MVA: når blir du rapporteringspliktig

Merverdiavgift gjelder først når virksomheten din er registrert i MVA-registeret. Registrering skjer normalt når avgiftspliktig omsetning passerer gjeldende registreringsgrense over en rullerende 12-månedersperiode, eller hvis du har grunnlag for frivillig registrering (for eksempel ved utleie av bygg/lokaler eller ved forventet rask omsetning over grensen).

Noen praktiske tommelfingerregler:

Fakturadato styrer når omsetningen teller. Planlegg første fakturaer slik at du ikke «mister» MVA-fradrag du egentlig kunne fått.
Fra og med registrering fakturerer du med MVA (der det er avgiftsplikt), og du får fradragsrett for inngående MVA knyttet til avgiftspliktig virksomhet.
Det finnes en ordning for tilbakegående avgift for relevante anskaffelser før registrering. Vurder dette med regnskapsfører for å få med tidlige kostnader riktig.
MVA meldes og betales for terminer. Hyppighet og frister avhenger av ordningen du står i. Sett av tid i kalender og likviditet.

Tips

Aktiver MVA-innstillinger i fakturasystemet samme dag du får bekreftelsen på MVA-registrering, og merk første «MVA-pliktige» fakturaer korrekt. Ta vare på dokumentasjon for eventuelle kjøp før registrering som du vil vurdere i en tilbakegående avgift.

Arbeidsgiver: a-melding fra første lønnsutbetaling

Så snart du utbetaler lønn eller gir skattepliktige goder, oppstår arbeidsgiverpliktene. Da må du blant annet sende a-melding for de månedene det utbetales ytelser, holde tilbake forskuddstrekk og beregne arbeidsgiveravgift. Dette gjelder også for lønn til eiere som arbeider i selskapet.

Før første lønn:

Opprett og test lønnssystemet ditt (kontering, satser, feriepenger, naturalytelser, utlegg/reiseregninger).
Skaff nødvendige tilganger i Altinn og registrer deg som arbeidsgiver ved behov.
Avklar rutiner for innbetaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift – og sett av midler på konto.

Les mer hos Skatteetaten om a-meldingen dersom du er usikker på innholdet eller teknisk innsending.

Viktig

Unngå «test»-utbetalinger av lønn før system og rapportering er på plass. Selv små ytelser kan utløse plikt til a-melding, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Årsregnskap, skattemelding og eierrapportering

For aksjeselskaper oppstår de årlige pliktene fordi selskapet eksisterer ved årsslutt – uavhengig av om du har hatt aktivitet eller ikke. Regnskapsåret følger som oftest kalenderåret, men første regnskapsår kan i noen tilfeller være utvidet hvis du stifter sent på året.

Du må normalt forholde deg til disse tre hvert år:

Skattemelding for selskap (selskapsskatt) – leveres årlig. Også ved liten eller ingen aktivitet.
Årsregnskap – omfatter resultat, balanse og noter etter regnskapsreglene som gjelder for selskapet ditt.
Rapportering av eiere – opplysninger om aksjonærer og bevegelser i aksjekapitalen meldes for foregående år.

Små AS kan ofte velge bort revisjon dersom de ligger under fastsatte grenser. Dette påvirker omfanget og kostnadene, men ikke selve plikten til å levere skattemelding og årsregnskap.

God praksis

Start med periodisk bokføring fra dag én. Da blir årsoppgjøret enklere, og du fanger tidlig opp forhold som påvirker MVA og a-melding.

Tidslinje første år: et praktisk eksempel

Anta at du stifter AS i april, sender første faktura i mai og utbetaler første lønn i juni. Slik kan pliktene oppstå:

April: Ingen rapportering kun fordi selskapet er stiftet, men begynn å bokføre stiftelsesutgifter og etableringskostnader riktig.
Mai: Nå starter omsetning. Følg nøye med på omsetningen opp mot registreringsgrensen for MVA. Dersom du forventer å passere grensen snart, kan frivillig registrering være aktuelt.
Juni: Første lønn utløser a-melding for denne måneden, samt plikt til forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
Resten av året: MVA-meldinger for de terminene du er registrert i, og månedlig a-melding for måneder med lønn eller ytelser.
Etter årsslutt: Årlig skattemelding, årsregnskap og eierrapportering for året som gikk.

Poenget er at rapporteringspliktene følger aktiviteten din. Du kan derfor planlegge rekkefølgen (fakturering, ansettelser, investeringer) for å få en håndterlig start.

Starte nå eller vente litt: hva lønner seg

Vurder disse faktorene før du trykker på «start»-knappen:

Kontantstrøm: Har du likviditet til MVA-innbetaling når den forfaller, og til forskuddstrekk/arbeidsgiveravgift hvis du ansetter tidlig?
Systemklarhet: Er regnskapssystem, lønnssystem og bankkonto operative før første faktura/lønn?
Fakturadatoer: Små justeringer av dato kan avgjøre om omsetning kommer før eller etter MVA-registrering.
Ressurser: Har du eller regnskapsfører kapasitet til oppfølging fra første måned, eller bør oppstart times til en roligere periode?

Hvis du må i gang umiddelbart med fakturering og kontrakter, men vil slippe ventetid på stiftelse og registrering, kan det i noen tilfeller være aktuelt å vurdere hylleselskaper. Da får du organisasjonsnummer raskt og kan konsentrere deg om å sette opp systemer og rutiner fra dag én.

Sjekkliste før første innsending

En kort, praktisk sjekkliste reduserer risikoen for feil og hastverksarbeid når pliktene først slår inn:

Bankkonto for selskapet er åpnet, og innskutt kapital er dokumentert.
Regnskapssystem er satt opp med korrekt kontoplan, MVA-koder og bilagsflyt.
Lønnssystem er konfigurert med skattekorthenting, feriepenger og håndtering av naturalytelser/utlegg.
Tilganger i Altinn og roller for innsending og signering er på plass.
Rutiner for å oppbevare bilag og dokumentasjon fortløpende.
Kalender med interne frister for MVA, a-melding og årsoppgaver.

Avklar gjerne med regnskapsfører hvem som gjør hva. Det er spesielt viktig de månedene du krysser MVA-grensen eller utbetaler første lønn.

Vanlige fallgruver ved oppstart

Noen feil går igjen hos nye AS. De er enkle å unngå hvis du vet om dem:

Fakturering uten å avklare MVA-status. Resultatet kan bli feil pris, misfornøyde kunder eller etterfakturering av MVA.
Utbetaling av «småbeløp» i lønn eller naturalytelser uten a-melding. Plikten kan utløses selv ved beskjedne ytelser.
Dårlig dokumentasjon på investeringer og oppstartskostnader. Dette kan svekke fradrag og håndtering av MVA.
Sen oppstart av bokføring. Da bygger det seg opp uoversiktlige avstemminger mot slutten av året.

Holder du oversikt over hva som utløser hva, blir også spørsmålet «når begynner rapporteringsplikter nytt as» enklere å svare på – de begynner når virksomheten din gjør noe som krever rapportering.