Lovlige stiftelsesutgifter dekket av kapital

Hva er lovlige stiftelsesutgifter som kan dekkes av aksjekapital? Søk: lovlige stiftelsesutgifter dekket av aksjekapital.

Mange som stifter aksjeselskap lurer på hvilke kostnader det er greit å betale av den innbetalte aksjekapitalen. Spørsmålet kokes ofte ned til dette: lovlige stiftelsesutgifter dekket av aksjekapital. Nøkkelen er om utgiftene er direkte knyttet til å etablere og registrere selskapet – ikke til vanlig drift.

Hva regnes som stiftelsesutgifter?

Stiftelsesutgifter er kostnader som er nødvendige for selve etableringen: å utarbeide og signere dokumenter, bekrefte innskudd, og registrere selskapet. Når du vurderer hvilke lovlige stiftelsesutgifter dekket av aksjekapital som er innafor, bruk tommelfingerregelen «må-til-for-å-stifte», ikke «kjekt-å-ha-for-drift».

Innhold i artikkelen vis

Nedenfor er typiske eksempler som vanligvis oppfyller dette kravet. Poenget er at de er nært og direkte knyttet til stiftelsen – ikke til senere aktivitet:

  • Registreringsgebyr til Brønnøysundregistrene (Foretaksregisteret).
  • Bankgebyr for opprettelse av sperret konto og bekreftelse av aksjeinnskudd.
  • Juridisk og regnskapsfaglig bistand direkte knyttet til stiftelsesdokument, vedtekter og registrering.
  • Eventuelle gebyrer/notarialbekreftelser knyttet til signering/attestering av stiftelsesdokumenter.
  • Nødvendige oversettelser/autoriserte attester relatert til stiftelsespapirer (der det er påkrevd).
  • Praktiske dokumentkostnader (f.eks. bekreftede kopier eller budkostnader når elektronisk innsending ikke er mulig).
Viktig: For at selskapet lovlig skal dekke stiftelsesutgifter, bør det fremgå av stiftelsesdokumentet at selskapet påtar seg slike kostnader, hva de gjelder og en øvre beløpsramme. Dette gjør det ryddig overfor både bank, styre og revisor/regnskapsfører.

I praksis betyr dette at du på forhånd avklarer hva som kan faktureres/refunderes, og at utgiftene så føres som kostnader i selskapet etter registrering. De reduserer egenkapitalen like mye som om du hadde kjøpt inventar – men uten at du ender med eiendeler som egentlig hører til driftsfasen.

Utgifter som normalt ikke kan dekkes av aksjekapitalen

Alt som hører til vanlig drift, markedsføring eller produktutvikling faller som regel utenfor. Slike kostnader kan du selvsagt betale når selskapet er i gang, men de klassifiseres ikke som stiftelsesutgifter og bør ikke «pakkes inn» som det.

  • Kontorutstyr, PC, mobil, møbler og lignende driftsmidler.
  • Programvarelisenser, skyløsninger eller abonnementer for den løpende driften.
  • Nettsideutvikling, logo, profilering og annonser/markedsføring.
  • Varekjøp, råvarer eller tjenester for å levere til kunder.
  • Lønn og honorar for arbeid som ikke er direkte knyttet til stiftelsen.
  • Kontorleie, depositum og andre driftsrelaterte utgifter.
Husk: Spør deg selv om kostnaden ville oppstått uansett – også om du valgte ikke å stifte likevel. Hvis svaret er ja, er det som oftest en driftskostnad, ikke en stiftelsesutgift.

Det finnes gråsoner. Noen utgifter kan være delvis knyttet til stiftelse og delvis til drift. Da er det bedre å dele beløpet ryddig (med forklaring og vedlegg) enn å forsøke å få alt godkjent som stiftelse.

Slik gjør du det i praksis: dokumentasjon og betaling

En god prosess hindrer misforståelser og sparer tid. Her er et opplegg som fungerer i de fleste tilfeller:

  • Planlegg hva som må med. Lag en kort liste over antatte stiftelsesutgifter, og sett en fornuftig ramme.
  • Skriv inn i stiftelsesdokumentet at selskapet påtar seg disse kostnadene, og angi type kostnader og øvre beløpsramme.
  • Fakturering før organisasjonsnummer foreligger. Be leverandører fakturere til «[Selskapsnavn] (under stiftelse)» der det er mulig. Hvis ikke, kan stifter betale og få refusjon senere – sørg for kvittering og forklaring.
  • Betaling før frigivelse av kapital. En del kostnader må tas før bank frigir midlene. Da betaler stifter(e) privat; selskapet refunderer etter registrering.
  • Etter registrering. Når organisasjonsnummer foreligger og banken frigir aksjekapitalen til driftskonto, kan selskapet betale nye stiftelsesutgifter direkte.
  • Styrevedtak om refusjon. Ha et enkelt styrevedtak som godkjenner oversikten over utgifter stifter har lagt ut, med utbetaling til korrekt beløp.
  • Arkiv og sporbarhet. Samle alle bilag, bekreftelser og styrevedtak. God dokumentasjon gjør revisjon og regnskapsføring rett fram.

Bokføring og utbetaling – slik ser det ofte ut

I regnskapet føres stiftelsesutgifter som kostnader. Betales de direkte fra selskapets konto, krediteres bank; refunderes de til stifter, føres først gjeld til eier(e), deretter utbetaling fra bank. Beskriv gjerne på bilaget at kostnaden er en stiftelsesutgift, og henvis til stiftelsesdokumentets beløpsramme.

  • Direktebetaling fra selskapet: Debet aktuell kostnadskonto for stiftelse, kredit bankkonto.
  • Refusjon til stifter: Debet kostnadskonto, kredit kortsiktig gjeld til eier. Ved utbetaling: Debet kortsiktig gjeld til eier, kredit bankkonto.
  • Merknad på bilag: «Stiftelsesutgift – direkte knyttet til registrering. Innenfor godkjent ramme.»

Hvis kostnaden samtidig skaper en varig verdi for selskapet (for eksempel enkelte gebyrer som knytter seg til en rettighet), kan vurderingen bli mer nyansert. Avklar dette med regnskapsfører – poenget her er å skille stiftelse fra drift, og dokumentere valget.

Når er det for tidlig – eller for sent?

Kostnader langt tilbake i tid, før du i praksis begynte stiftelsesløpet, regnes sjelden som stiftelsesutgifter. Forarbeid og idéutvikling er i utgangspunktet ikke stiftelse. Samtidig er det helt vanlig at enkelte kostnader påløper rett før og frem til registrering – disse kan ofte tas med så lenge de er direkte nødvendige og dokumentert.

Etter at selskapet er registrert og i drift, blir lignende utgifter normalt driftskostnader. Tenk derfor timing: Ta stiftelsesutgiftene tidlig, og skill dem tydelig fra driftsfasen.

Merverdiavgift og skatt – kort forklart

Fradrag for merverdiavgift forutsetter mva-registrering og at kostnaden knytter seg til avgiftspliktig virksomhet. Mange stiftelsesutgifter kan være fradragsberettiget når vilkårene er oppfylt, men vurderingene er konkrete. Avklar med regnskapsfører hvordan dette håndteres for ditt selskap, og pass på at bilagene er korrekte.

Skattemessig behandles stiftelsesutgifter normalt som fradragsberettigede kostnader. Det betyr i praksis at de reduserer resultat og egenkapital, uten å være en utdeling til eier(e). Unntak og spesialtilfeller finnes – få en vurdering hvis du er i tvil.

Stifte selv eller kjøpe hylleselskap?

Noen velger å stifte selv for full kontroll og laveste kostnad, andre kjøper hylleselskap for å komme raskt i gang. I prisen for hylleselskap ligger gjerne stiftelsesarbeidet og kostnader som ellers ville blitt stiftelsesutgifter hos deg. Vurder hva som passer din situasjon best – tid, pris, og behov for skreddersøm. Hvis du er nysgjerrig, kan du sammenligne hylleselskaper før du bestemmer deg.

Uansett valg er prinsippet det samme: Bare utgifter som er direkte nødvendige for etablering og registrering bør behandles som lovlige stiftelsesutgifter dekket av aksjekapital.

Eksempel på ryddig kostnadsramme i stiftelsesdokumentet

Når du beskriver stiftelsesutgifter i stiftelsesdokumentet, kan du holde det enkelt og tydelig. For eksempel:

  • Selskapet påtar seg å dekke nødvendige kostnader til registrering i Foretaksregisteret, bankbekreftelse av aksjeinnskudd, samt juridisk/regnskapsfaglig bistand direkte knyttet til stiftelsen.
  • Den samlede rammen for slike kostnader settes til et angitt maksimumsbeløp.
  • Utbetaling/refusjon skjer mot dokumenterte bilag og styregodkjenning.
Tips: Sett rammen litt romslig, men realistisk. Blir faktiske kostnader lavere, er det uansett uproblematisk. Blir de høyere enn rammen, må stifter som hovedregel dekke overskytende – eller dere må formelt beslutte en justering før kostnadene påløper.

Mer fra Stifte