Hvem som må signere hva avhenger av om du stifter nytt aksjeselskap, kjøper et hylleselskap, gjør endringer, åpner bankkonto eller inngår avtaler. Riktig signering sparer tid, unngår avvisninger og sikrer at roller og ansvar blir korrekte fra første dag.
Hvem må signere når
Det er tre hovedsituasjoner som bestemmer hvem som signerer: stiftelse (inkludert signering ved stiftelse av aksjeselskap i Altinn), overtakelse av et eksisterende selskap (hylleselskap/kjøp), og løpende drift/endringer. I tillegg kommer bank, revisor og andre avtaler som har egne krav til signatur.
Nedenfor finner du en praktisk inndeling med konkrete dokumenter og hvem som normalt signerer dem.
Stiftelse av aksjeselskap: dokumenter og signering
Ved nyetablering er det særlig fire dokumenter/spor som må på plass: stiftelsesdokument og vedtekter, bekreftelse på aksjeinnskudd, valg av roller (styre og eventuelt daglig leder), samt innsending og signering i Altinn av Samordnet registermelding.
- Stiftelsesdokument signeres av alle stiftere. Har du én stifter, signerer vedkommende alene. Dette gjøres digitalt med BankID.
- Vedtekter følger normalt stiftelsesdokumentet og signeres av alle stiftere samtidig.
- Bekreftelse på aksjeinnskudd (innbetalt aksjekapital) signeres av bank eller revisor som bekrefter innbetaling. Ved innskudd i penger er bank mest vanlig. Ved tingsinnskudd må revisor bekrefte en redegjørelse.
- Roller (styremedlemmer, styreleder og eventuelt daglig leder) må personlig samtykke og signere i Altinn når de registreres.
- Samordnet registermelding for nyregistrering i Enhetsregisteret/Foretaksregisteret sendes i Altinn. Alle som får en rolle (styre, daglig leder, revisor) må signere meldingen. I praksis er det ofte styrets leder som koordinerer, men hver rolleinnehaver signerer sin del.
Tingsinnskudd og særlig dokumentasjon: Brukes andre eiendeler enn penger som innskudd, kreves en særskilt redegjørelse som revisor signerer. Denne legges ved Samordnet registermelding sammen med stiftelsesdokument, vedtekter og eventuelle andre vedlegg.
Enkle steg i Altinn:
- Opprett meldingen og last opp vedleggene.
- Legg til riktige roller (styre og eventuell daglig leder).
- Send til signering – hver rolleinnehaver får varsel og signerer med BankID.
- Bank eller revisor legger inn kapitalbekreftelse hvor det kreves.
For å unngå avvisninger bør du sikre at navn, fødselsnummer og adresser i vedleggene samsvarer med det som fylles ut i Altinn.
Lovgrunnlaget for mye av dette finnes i aksjeloven, men Altinn-løsningen styrer den praktiske signeringen ved nyregistrering.
Kjøp av hylleselskap: hva skal signeres
Kjøper du et hylleselskap, er hovedpoenget å overføre eierskap og oppdatere roller og vedtekter raskt. Dette krever både private avtaler og meldinger i Altinn.
- Aksjeoverdragelsesavtale signeres av selger(e) og kjøper(e). Denne avtalen dokumenterer eierskiftet.
- Generalforsamlingsprotokoll som endrer styre, eventuelt navn, formål, aksjekapital m.m. signeres av møteleder og minst én valgt medsignatar. I eneeierselskap kan aksjonæren signere.
- Aksjeeierbok oppdateres av styret og bør signeres av styrets leder for ryddighet.
- Samordnet registermelding sendes i Altinn for å registrere nytt styre, ny daglig leder, navneendring, adresse m.m. Alle nye rollehavere signerer.
- Bank oppdaterer signaturrett og KYC – se egen seksjon om bank under.
I praksis går prosessen raskest når kjøper allerede har avklart nytt styre og navn, slik at én samlet generalforsamling kan signeres og sendes inn. Husk at navneendring først blir gyldig når Foretaksregisteret har registrert meldingen, selv om dere tar det i bruk internt tidligere.
Generalforsamling og styremøter: hvem signerer protokoller
To protokoller går igjen gjennom hele selskapslivet: generalforsamlingsprotokoll og styreprotokoll.
- Generalforsamlingsprotokoll signeres av møteleder og minst én person valgt av generalforsamlingen til å medsignere. I selskap med én aksjonær kan aksjonæren signere.
- Styreprotokoll signeres av de som har deltatt i møtet. Dersom noen tar forbehold, kan dette protokolleres.
Ved vedtektsendringer, kapitalendringer eller valg av nye roller må protokollene ofte legges ved i Altinn. Her er det avgjørende at signaturene samsvarer med lov og selskapets vedtekter.
Hvem kan signere på vegne av selskapet
Hvem som har myndighet til å forplikte selskapet utad, vises på firmaattesten og følger av styrevedtak:
- Signaturrett: Styret kan fastsette at styrets leder alene, daglig leder alene, eller to i fellesskap signerer. Dette registreres i Foretaksregisteret.
- Prokura: Kan gis til én eller flere personer for å signere på forretningsmessige disposisjoner. Omfanget følger lov og eventuelle begrensninger – og registreres.
- Fullmakt: Avgrenset rett til å signere i en bestemt sak, for eksempel å signere en avtale på vegne av selskapet. Fullmakten bør være skriftlig og beskrive rammen klart.
I Altinn kreves som hovedregel signatur av den som er signaturberettiget, men ved nyregistrering må også hver rolleinnehaver gi samtykke med egen BankID. Dette er grunnen til at flere personer ofte må inn og signere i samme sak.
Digital signering i Altinn og BankID
Signering skjer normalt digitalt. Sakset oppsummert slik fungerer det i praksis:
- Varsling: Personer med roller eller signaturrett får varsel i Altinn om at de skal signere.
- BankID: Bruker signerer dokumenter og meldinger med BankID (eventuelt BankID på mobil/biometri).
- Rekkefølge: Du kan sende ut signering parallelt, men registrering skjer først når alle påkrevde parter har signert.
- Korrigering: Finner du feil, opprett ny versjon av dokumentet og send på nytt – det du sender inn må speile faktisk vedtak/avtale.
I enkelte banker kan kontrakter signeres med bankens egen løsning. Dette påvirker ikke hvem som har rett til å signere – bare verktøyet som brukes.
Bank, revisor og regnskapsfører: hva krever de at du signerer
Etter registrering kommer ofte de praktiske avtalene. Her er de vanligste og hvem som signerer dem.
- Åpning av bankkonto: Signeres av signaturberettigede. Banken innhenter opplysninger om reelle rettighetshavere (KYC/AML) og kan kreve styre- eller GF-protokoller for å bekrefte roller.
- Konti for skattetrekk og mva: Også her signerer signaturberettigede, ofte styreleder eller daglig leder.
- Revisor (hvis valgt): Engasjementsbrev signeres av styrets leder på vegne av selskapet.
- Regnskapsfører: Oppdragsavtale signeres normalt av styrets leder eller daglig leder. Avtalen bør omfatte fullmakter til innsending i Altinn, mva-oppgaver m.m.
Banker vil alltid støtte seg på firmaattest/Foretaksregisteret for å se hvem som kan signere. Sørg for at registrerte roller og signaturrett er oppdatert før du møter banken.
Vanlige endringer: hvem signerer hva
Endringer i selskapet krever ofte både vedtak (protokoller) og melding i Altinn. Her er de vanligste:
- Navneendring: Vedtas i generalforsamlingen og signeres i protokollen etter reglene for GF. Samordnet registermelding signeres av signaturberettiget og rollehavere i Altinn ved behov.
- Adresse, formål, vedtekter: Vedtektsendringer krever GF-vedtak med signert protokoll. Altinn-melding signeres av signaturberettiget.
- Styreskifte/daglig leder: Vedtas i GF (valg av styre) eller styret (ansettelse/avsettelse av daglig leder). De nye rollehaverne signerer i Altinn for å samtykke til vervet.
- Kapitalforhøyelse: GF-protokoll signeres, og bank/revisor bekrefter innbetaling. Altinn-meldingen signeres av signaturberettiget samt nye rollehavere ved behov.
Husk at vedtak og vedlegg i Altinn må være konsistente. Små avvik i datoer, beløp eller navn skaper ofte forsinkelser.
Praktisk sjekkliste: dokumenttype og hvem som signerer
Bruk denne veiledende sjekklisten når du lurer på hvem som skal signere et bestemt dokument. Den dekker de fleste scenarioer ved stiftelse, kjøp av hylleselskap og senere endringer.
- Stiftelsesdokument/vedtekter: Alle stiftere.
- Bekreftelse på aksjeinnskudd: Bank eller revisor.
- Samordnet registermelding (nyregistrering): Alle rollehavere (styre, daglig leder, revisor) signerer.
- Aksjeoverdragelsesavtale (hylleselskap): Selger og kjøper.
- Generalforsamlingsprotokoll: Møteleder + minst én medsignatar (eller eneeier).
- Styreprotokoll: Deltakende styremedlemmer.
- Aksjeeierbok: Oppdateres av styret, ofte signert av styreleder.
- Navneendring i Altinn: Signaturberettiget (og eventuelle nye rollehavere ved behov).
- Kapitalendring: GF-protokoll + bank/revisor for bekreftelser + signaturberettiget i Altinn.
- Bankavtaler/konto: Signaturberettigede i henhold til firmaattest.
- Revisor- og regnskapsføreravtale: Vanligvis styrets leder eller daglig leder.
- Fullmakt (enkeltstående sak): Den som gir fullmakt signerer fullmakten, fullmektigen signerer selve dokumentet innenfor fullmaktens rammer.
Er du usikker på om det kreves generalforsamling eller om styret kan fatte vedtak, sjekk vedtektene og vurder om saken er av en art som loven krever GF-vedtak for (f.eks. vedtektsendringer og kapitalforhøyelser).
Kostnader, tidsbruk og smidighet
Jo flere signaturer som kreves, desto større risiko for flaskehalser. Planlegg rekkefølge og tilgjengelighet (BankID, D-nummer) før du sender ut dokumenter. For stiftelse er gebyret til Foretaksregisteret per nå kr 6825, og navneendring digitalt koster kr 1276. Bank kan ta egne etableringsgebyrer. Dette bør veies opp mot verdien av rask oppstart.
Trenger du fart, og vurderer å kjøpe et ferdigregistrert selskap, kan et hylleselskap være et alternativ – husk da at du likevel må signere aksjeoverdragelse, GF-protokoll og oppdateringer i Altinn.