Endre kontaktinfo knyttet til Altinn-roller

Riktig kontaktinfo i Altinn er avgjørende for at varsler, forespørsler og fullmakter treffer de rette personene. Når roller og ansvar endres – for eksempel ved eierskifte eller når en ny daglig leder tiltrer – bør du raskt sørge for å endre kontaktinformasjon i Altinn roller der det er relevant. Dette reduserer risiko for at frister og pålegg blir oversett.

Hva betyr kontaktinfo knyttet til Altinn-roller?

Altinn skiller typisk mellom tre nivåer av kontaktopplysninger som virker sammen:

• Kontaktinfo for enkeltpersoner (din brukerkonto i Altinn) – e‑post og mobil for varsler du personlig mottar når du utfører eller får tildelt oppgaver.
• Kontaktinfo for virksomheten (når du representerer et foretak i Altinn) – felles e‑postadresse, telefon eller varslingsinnstillinger som gjelder når foretaket får meldinger og forespørsler.
• Kontaktpunkter for enkelt­tjenester – enkelte Altinn‑tjenester har egne preferanser for hvem som varsles og hvordan.

Roller styrer hvem som kan representere foretaket og hvem som kan endre disse opplysningene. Endrer du roller (for eksempel ved eierskifte), bør du samtidig sikre at kontaktpunktene oppdateres – ellers kan varslene fortsatt gå til tidligere personer.

Hvem kan endre kontaktinformasjonen?

Kort fortalt: Den som har administrativ tilgang til foretaket i Altinn (altså rettigheter til å styre roller og tilganger) kan også endre virksomhetens kontaktinformasjon og varslingsoppsett. Hver bruker kan i tillegg endre sin egen e‑post og mobil på sin profil.

Hvis du ikke finner menyen for å endre virksomhetens opplysninger når du har valgt foretaket i Altinn, mangler du sannsynligvis riktig tilgang. Be en person som allerede administrerer foretaket i Altinn om å gi deg nødvendige rettigheter, eller få tilgang overført når det er relevant (for eksempel etter eierskifte).

Steg for steg: Slik oppdaterer du kontaktinfo i Altinn

Nedenfor er en praktisk fremgangsmåte som fungerer for de fleste foretak. Nøyaktige menytekster kan variere litt, men prinsippet er det samme.

1) Oppdater din personlige Altinn-profil

• Logg inn i Altinn med egen bruker.
• Gå til profilinnstillinger for brukeren din.
• Kontroller og oppdater e‑postadresse og mobilnummer.
• Se over hvilke varseltyper du mottar på e‑post og SMS, og lagre endringer.

Dette sikrer at du selv mottar varsler når du får oppgaver, signeringsforespørsler eller meldinger som er tildelt deg.

2) Bytt til virksomheten og oppdater felles kontaktpunkter

• Velg foretaket du representerer i Altinn (øverst eller via «bytt aktør»).
• Åpne profil- eller innstillingsdelen for foretaket.
• Oppdater felles e‑postadresse og telefon der virksomhetsvarsler skal gå (for eksempel en delt postkasse).
• Se over varslingspreferanser for meldinger til virksomheten, og lagre.

Bruk helst en fellesfunksjonell adresse (for eksempel faktura@, post@ eller compliance@) fremfor en personlig e‑post. På den måten tåler virksomheten utskiftninger uten at varsler forsvinner.

3) Sjekk tjenestespesifikke varslingsvalg

Noen tjenester i Altinn har egne varslingsinnstillinger. Hvis dere bruker slike tjenester fast (for eksempel innsendinger, signeringer eller meldingsbokser med egne varselregler), gå inn og bekreft hvem som skal varsles og hvordan.

4) Test at varslene treffer riktig

• Send en testmelding der det er mulig, eller gjennomfør en ufarlig handling som normalt utløser varsel.
• Bekreft at e‑post/SMS kommer frem til den felles adressen og/eller riktige personer.
• Justér innstillingene hvis noe mangler.

En enkel test nå er langt billigere enn å oppdage en tapt frist senere.

Eierskifte og hylleselskap: Hva bør oppdateres umiddelbart?

Ved eierskifte – typisk når du kjøper et hylleselskap – endres roller, styre og ofte daglig leder. Da er kontaktflyt spesielt sårbar. Bruk denne sjekklisten for en smidig overgang:

• Overfør Altinn-tilganger til nye nøkkelpersoner (for eksempel daglig leder og økonomiansvarlig) så de kan representere foretaket og administrere tilganger videre.
• Fjern eller begrens tilganger for tidligere eiere og rådgivere som ikke lenger skal motta virksomhetens varsler.
• Sett riktig felles kontaktadresse for virksomheten i Altinn, og unngå personlige adresser.
• Gi ekstern regnskapsfører/revisor nødvendige rettigheter hvis de skal følge opp innsendinger og meldinger i Altinn.
• Oppdater offentlige registre ved behov (for eksempel styre, signaturrett, adresse). Slike endringer gjøres gjennom meldinger i Altinn, men de er separate fra varslingsinnstillinger.

Er du fortsatt i vurderingsfasen, kan det være nyttig å sammenligne hylleselskaper for å se hva som følger med av bistand rundt roller, overføringer og oppstartsstøtte.

Vanlige fallgruver – og hvordan du unngår dem

• Varsler går til tidligere eiere: Oppstår når virksomhetens felles kontaktpunkt ikke oppdateres og gamle personer fortsatt har roller. Løsning: Oppdater kontaktpunkter og rydde i roller umiddelbart etter eierskiftet.
• Personlige e‑poster brukes som fellesadresse: Gir sårbarhet ved fravær eller slutt. Løsning: Opprett og bruk felles postkasser med tilgang for flere.
• Manglende tilgang til innstillinger: Nye nøkkelpersoner får ikke justert innstillinger. Løsning: Sikre at minst to personer har administrativ tilgang for å unngå flaskehalser.
• Oppdaterer kun personlig profil: Varsler til virksomheten endres ikke. Løsning: Oppdater både personlig og virksomhetsnivået, samt relevante tjenestespesifikke innstillinger.
• Ingen verifikasjon: Endringer lagres, men testes ikke. Løsning: Gjennomfør en enkel varsel‑test etter oppdatering.

Når må du endre i offentlige registre – og ikke bare i Altinn?

Altinn er portalen for innsendinger og varsler, men enkelte kontaktopplysninger er del av offentlige registre (som enhets‑ og foretaksinformasjon). Endringer der gjøres gjennom relevante meldinger via Altinn, men de er noe annet enn varslingsoppsett i portalen.

• Virksomhetens offisielle opplysninger (for eksempel adresse, styre eller signaturrett) endres via melding inn til registrene.
• Varslingsinnstillinger i Altinn styrer hvem som mottar e‑post/SMS ved hendelser i portalen, og endres i profil/innstillinger i Altinn.

Er du i tvil om noe hører hjemme i registermelding eller i Altinn‑innstillinger, start med å sjekke hjelpesidene for roller og rettigheter. Der finner du oppdatert veiledning om tilgangsstyring og profilbruk.

Kostnader og tidsbruk

Å oppdatere kontaktinformasjon og varslingsinnstillinger i Altinn er normalt kostnadsfritt og får virkning med en gang du lagrer. Endringer som gjelder offentlige registre kan ha saksbehandlingstid, og enkelte typer endringer kan være gebyrbelagt. Sett av tid til å gjøre alt samlet rett etter eierskifte, så unngår du unødige forsinkelser.

Sikkerhetsmessige hensyn

• Bruk totrinnsbekreftelse for personlige brukere der det er mulig.
• Fellespostkasser bør ha god tilgangsstyring, loggføring og back‑up.
• Begrens prinsippet om minste nødvendige tilgang: Gi kun rettighetene folk faktisk trenger.
• Ha en exit‑prosess som fjerner roller og tilgang for personer som slutter.

Hvis målet ditt er å endre kontaktinformasjon i Altinn roller effektivt og sikkert, er nøkkelen å tenke i tre nivåer: person, virksomhet og tjeneste – og alltid verifisere at varslene faktisk kommer frem dit de skal.