Når du skal åpne bedriftskonto eller få bekreftet innbetalt aksjekapital, møter du ofte et detaljert dokumentkrav. Prosessen går raskere når du leverer riktig første gang, og når du forstår hvorfor banken spør slik at du kan svare presist.
Hvorfor banken spør og hva som trengs
Banker er lovpålagt å gjennomføre kundetiltak (KYC) og bekjempelse av hvitvasking (AML). Derfor ber de om dokumentasjon på identitet, eierskap, formålet med kontoen og forventet bruk. For deg betyr det at informasjon som virker «selvsagt» likevel må dokumenteres skriftlig og entydig.
I praksis varierer kravene litt mellom banker og etter risikoprofil (bransje, internasjonal tilknytning, transaksjonsvolum, kontanter/krypto, m.m.). Likevel er kjernelisten under stort sett den samme uansett hvor du søker bedriftskonto.
Kjernepakke – dokumentliste banken ofte vil ha
Dette er dokumentene de fleste banker etterspør for et nytt aksjeselskap (AS), både ved åpning av bedriftskonto og ved bekreftelse av innbetalt aksjekapital. Samle dem som tydelige PDF-filer før du starter søknaden:
- Gyldig legitimasjon for alle som skal ha rolle eller signaturrett (pass eller nasjonalt ID-kort; BankID-video kan brukes hos enkelte banker). For utenlandske pass: ofte krav om bekreftet kopi eller videolegitimering.
- Firmaattest (helst ikke eldre enn 3 måneder). For nystiftede: foreløpig registreringsbevis eller endelig firmaattest når Brønnøysund er ferdig.
- Stiftelsesdokument med opplysninger om aksjekapital, aksjetegning, styre og revisor (hvis valgt).
- Vedtekter i signert versjon, samsvarende med innsendt stiftelsesdokument.
- Protokoll fra styremøte eller stiftelsesmøte som viser signaturrett og at konto skal opprettes i valgt bank.
- Oversikt over reelle rettighetshavere (RRH) – hvem som eier eller kontrollerer 25 % eller mer, eller på annen måte har bestemmende innflytelse. Se definisjoner hos reelle rettighetshavere.
- Aksjeeierbok i oppdatert stand, signert av styret.
- Kundeerklæring/KYC-skjema med formålet med kundeforholdet og beskrivelse av virksomheten.
- Forventet transaksjonsmønster: estimer årlig omsetning, gjennomsnittlig og maksimal beløpsstørrelse, land du vil sende/ta imot betalinger fra, og om virksomheten håndterer kontanter eller krypto.
- Organisasjonskart/eierstruktur når det er holdingselskap eller utenlandske eiere. Ta med registreringsbevis og vedtekter for morselskap.
- Adressebekreftelse (forretningsadresse). Leieavtale eller bekreftelse fra kontorfellesskap kan være nyttig.
- Bekreftelse av innbetalt aksjekapital – enten via bankens egen løsning for kapitalkonto, eller signert bekreftelse fra revisor/advokat (der banken tillater dette). Beløpets opprinnelse må kunne forklares.
- Fullmakter hvis andre enn signaturberettigede skal ha disposisjonsrett på konto.
Noen banker ber også om CV eller kort beskrivelse av nøkkelpersoners erfaring ved nye foretak i regulerte bransjer. Dette er ikke et formelt lovkrav, men brukes i bankens helhetsvurdering.
Ekstra dokumenter som ofte etterspørres
Avhengig av risikoprofil og forretningsmodell kan banken be om mer. Jo tydeligere du underbygger penger, partnere og flyt, desto raskere går prosessen:
- Kontrakter/ordrebekreftelser med første kunder eller leverandører, særlig hvis forventet omsetning er høy fra dag én.
- Budsjett og likviditetsprognose, minst 6–12 måneder, når virksomheten har kapitalbehov eller utenlandsk handel.
- Dokumentasjon på midlenes opprinnelse ved innbetaling av aksjekapital (kontoutskrifter, salgskontrakt, utbyttevedtak).
- Sanksjonsscreening/PEP-erklæring for alle reelle eiere og nøkkelroller.
- FATCA/CRS-egenerklæring når eiere eller styremedlemmer har skatteplikt i andre land.
- Bekreftet ID (legalisert/apostillert) for utenlandske personer som ikke kan møte til videolegitimering.
- Bransjespesifikke tillatelser (f.eks. bevilling, konsesjon eller melding til tilsyn), hvor aktuelt.
I handel med høy kontantandel, kryptorelatert virksomhet, spill/underholdning eller grensekryssende betalinger blir listen gjerne mer omfattende. Det er normalt – banken må forstå både hvem dere er og hvordan pengestrømmen fungerer.
Spesielt for nyetablerte aksjeselskaper
For helt nye AS går bankløpet typisk i to trinn: først kapitalkonto, deretter ordinær bedriftskonto og nettbank. Sekvensen ser ofte slik ut:
- Trinn 1 – Kapitalkonto: Banken oppretter en midlertidig konto for innskudd av aksjekapital. Du leverer stiftelsesdokument, vedtekter, ID og KYC-informasjon. Når pengene er inne, utsteder banken bekreftelse til Brønnøysundregistrene.
- Trinn 2 – Registrering: Selskapet registreres i Foretaksregisteret. Stiftelsesgebyret er for tiden 6 825 kroner. Når registreringen er fullført, får du organisasjonsnummer og firmaattest.
- Trinn 3 – Bedriftskonto: Banken konverterer eller oppretter ordinær driftskonto, gir tilgang til nettbank og kort, og setter opp fullmakter.
Har du gjort små endringer på veien (navn, styresammensetning e.l.), må du kunne dokumentere disse med oppdatert firmaattest og protokoller. Endrer du navn etter registrering, koster det i dag 1 276 kroner digitalt.
Hylleselskap: Hva ber banken om i praksis
Et hylleselskap er registrert fra før, men uten drift. Banken vurderer likevel kundeforholdet helt på nytt og trenger dokumentasjon som viser det nye eierskapet og kontrollen etter overtakelse. I tillegg til kjernelisten vil du ofte bli bedt om:
- Kjøpekontrakt for aksjene i hylleselskapet (SPA) med dato, partene og oppgjør.
- Protokoll som viser ny styresammensetning, signaturrett og eventuell navneendring.
- Oppdatert firmaattest etter endringer i styre, adresse og eventuelt navn.
- Opplysninger om reelle rettighetshavere etter eierskifte (RRH-registrering).
- Bekreftelse på aksjekapital dersom den er endret ved transaksjonen, eller hvis banken ønsker å se opprinnelig innbetaling.
Hvis navnet på hylleselskapet endres, må protokoll og vedtekter oppdateres, og du trenger ny firmaattest. Husk at gebyret for digital navneendring er 1 276 kroner. Skal du vurdere hvilket hylleselskap som passer best, kan du gjerne sammenligne hylleselskaper før du bestemmer deg – det kan spare både tid og gebyrer etterpå.
Ved utenlandske selgere/kjøpere av hylleselskap ber banken ofte om bekreftet ID og eventuelle mellomledd i eierkjeden. Ha registreringsbevis og vedtekter for eventuelle holdingselskaper klart.
Praktiske tips for raskere godkjenning
- Lag én mappe med alt som PDF: stiftelsesdokument, vedtekter, protokoller, ID, firmaattest, aksjeeierbok, KYC-skjema, fullmakter og eventuelle kontrakter.
- Navngi filene tydelig: 01_Vedtekter.pdf, 02_Stiftelsesdokument.pdf, 03_Protokoll_signaturrett.pdf osv.
- Forklar opprinnelse til midler i ett avsnitt og legg ved dokumentasjon (kontoutskrift/salgsdokument).
- Hold dokumentene ferske: firmaattest under 3 mnd, vedtekter siste versjon, underskrifter datert.
- Avklar roller i Altinn (daglig leder/styreleder) – banken sjekker ofte mot offentlige registre.
- Forventet bruk: Oppgi konkrete tall (f.eks. omsetning første år 2–3 mill., maks enkeltbetaling 250 000, land: NO/SE/DK).
- Planlegg ID-kontroll i god tid for utenlandske eiere/styremedlemmer: videolegitimering, legaliserte kopier eller apostille.
- Avtal fullmakter tidlig hvis regnskapsfører skal bokføre betalinger – banken trenger signert fullmaktsskjema.
- Bestill BankID for nøkkelpersoner så snart organisasjonsnummeret er klart; mange banker krever BankID for pålogging og signering.
God intern orden sparer mye tid. Husk at banker sjelden godtar skjermbilder; eksporter heller som PDF direkte fra kilde, og unngå avfotograferte papirer der det er mulig.
Kostnader, tidslinje og forventninger
Behandlingstid varierer fra «samme dag» til et par uker, avhengig av bank, bransje og om all dokumentasjon er komplett. Kapitalkonto kan ofte åpnes raskt, mens endelig KYC for driftskonto kan ta litt lenger tid for foretak med utenlandske eiere eller internasjonale betalinger.
De fleste banker tilbyr bedriftspakker med månedlig pris, eventuelt tillegg for kort og betalingstjenester. Hvis du planlegger mange internasjonale betalinger, undersøk priser for utenlandske overføringer og valutakonti før du velger bank.
Når banken ber om tilleggsinfo, svar raskt og samlet. Hver ny runde med delvise svar kan skyve prosessen videre i køen.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg møte opp fysisk i banken?
Som regel ikke. Mange banker bruker videolegitimering og BankID. Utenlandske personer uten BankID kan måtte levere bekreftet kopi av pass (legalisert/apostillert) og ta videomøte.
Kan regnskapsfører åpne konto for oss?
Regnskapsfører kan klargjøre dokumenter og få fullmakt til å disponere konto, men selve etableringen må signeres av den som har signaturrett i selskapet. Legg ved fullmaktsskjema der banken krever det.
Holder stiftelsesdokument uten vedtekter?
Nei. Banken vil se både stiftelsesdokument og gjeldende vedtekter, samt protokoll som viser hvem som kan signere og at konto skal opprettes.
Hva hvis banken sier nei?
Be om skriftlig begrunnelse og hva som konkret mangler. Noen ganger handler det om dokumentasjon, ikke om selskapet i seg selv. Du kan søke hos en annen bank, gjerne med bedre forklaring av forretningsmodellen, transaksjonsmønster og opprinnelse til midler.