Lurer du på betaling av stifteres kostnader as? Mange gründere betaler ting av egen lomme ved oppstart – for eksempel juridisk bistand, registreringsgebyrer eller bankgebyrer – og vil deretter la selskapet dekke dette. Det er som regel mulig, men forutsetter at kostnadene er saklige, moderat priset, godt dokumentert og behandlet formelt riktig.
Hva menes med stifteres kostnader?
Med stifteres kostnader mener vi utgifter som privatperson(er) eller selskap(er) som stifter et AS har betalt i forbindelse med selve etableringen og den aller første igangsettingen. Typisk: gebyrer til Brønnøysundregistrene, bekreftelse av aksjeinnskudd i bank, enkel juridisk og regnskapsmessig bistand knyttet til stiftelsen, samt nødvendige kjøp for å få virksomheten i gang.
Nøkkelen er at kostnaden må være nødvendig for virksomheten og knyttet til selskapets formål. Private eller personlige kostnader faller utenfor, selv om de ble betalt i samme periode som stiftelsen.
Som hovedregel kan selskapet refundere slike utlegg til stifterne etter at selskapet er stiftet/registrert, forutsatt korrekt dokumentasjon og interne vedtak. Det avgjørende er at utbetalingen ikke blir en skjult utdeling til eierne, men en reell forretningsmessig kostnad.
Hvis du søker konkret på betaling av stifteres kostnader as, handler det ofte om hva som kan dekkes, når det kan betales, og hvordan dette føres korrekt i regnskapet. Nedenfor finner du en praktisk gjennomgang.
Når kan selskapet betale kostnader fra aksjekapitalen?
Aksjekapitalen er ikke en sperret pott; den blir en del av selskapets frie omløpsmidler etter registrering. Den må likevel brukes forsvarlig og til selskapets formål. Å refundere legitime stifterkostnader er normalt uproblematisk, mens å dekke private utgifter anses som ulovlig utdeling.
Før registrering vs. etter registrering
Før registrering: Kostnader kan påløpe før selskapet formelt eksisterer. Betales disse av stifterne, kan selskapet som den klare hovedregelen refundere dem etter registrering – forutsatt at kostnadene gjelder den planlagte virksomheten og er forsvarlige. Noen velger å beskrive hvilke stiftelsesutgifter selskapet skal dekke i stiftelsesdokumentet eller første styreprotokoll, gjerne med et beløpstak, for å gjøre rammene tydelige.
Etter registrering: Selskapet kan betale nødvendige oppstartskostnader direkte fra selskapskonto. Kravet om saklighet, dokumentasjon og forsvarlighet gjelder fortsatt, og styret må ivareta plikten til å sikre forsvarlig egenkapital og likviditet.
I tillegg kan avtaler mellom selskapet og nærstående (som stiftere/aksjeeiere) utløse særskilte dokumentasjonskrav hvis beløpene er store. Praktisk betyr det at dere bør være ekstra nøye med skriftlige avtaler og styrebehandling når omfanget er mer enn helt beskjedent.
Husk også at utbetaling ikke må sette selskapet i en uforsvarlig finansiell situasjon. Selv riktige kostnader kan måtte utsettes hvis likviditeten er knapp.
Typiske kostnader som kan og ikke kan dekkes
Kan ofte dekkes (når dokumentert og forretningsmessig)
Dette er utgiftstyper mange selskaper lovlig dekker for stiftere, fordi de er direkte knyttet til etablering og oppstart:
- Offentlige gebyrer for registrering av selskapet
- Bankgebyrer for etablering av klient-/aksjekapitalkonto
- Enkel juridisk bistand direkte knyttet til stiftelsen og nødvendige avtaler for å komme i gang
- Regnskapsbistand knyttet til stiftelsespapirer og første registreringer
- Rimelig IT- og kontorutstyr som trengs for å starte driften (hvis anskaffet for selskapet)
- Markedsføringskostnader tett på oppstart, for eksempel domene og enkel nettsideløsning
Bør normalt ikke dekkes
Disse kostnadene er ofte private eller for fjernt knyttet til virksomheten. Å betale dem fra selskapet kan oppfattes som ulovlig utdeling:
- Personlige kurs, reiser eller utstyr som hovedsakelig har privat nytte
- Kjøp gjort før beslutningen om å starte selskap, uten klar sammenheng med virksomheten
- Juridisk bistand som gjelder aksjeeiernes private forhold (for eksempel privat aksjonæravtale uten relevans for selskapet)
- Private lisenser, abonnementer eller telefon som ikke er avtalt som naturalytelse
Slik gjør du det i praksis
En ryddig prosess sikrer både korrekt regnskap og at du unngår at tilbakebetalingen blir vurdert som en utdeling. Her er en praktisk fremgangsmåte:
- Stifteren leverer en utleggsoppstilling med kvitteringer/fakturaer stilet til selskapet der det er mulig. Er de stilet til privatperson, forklar sammenhengen til selskapet.
- Lag en enkel styresak: «Godkjenning av refusjon av stifterkostnader». List opp beløp, formål og dato per utlegg.
- Vurder rimelighet: Er dette nødvendige oppstartskostnader? Ligger prisene på normalt nivå?
- Fatt styrevedtak om utbetaling. Ved større beløp – sørg for ekstra grundig saksfremstilling og vurder om ytterligere formalia er påkrevd.
- Utbetal til riktig kontonummer og lag referanse (for eksempel «Refusjon stifterutlegg, navn, periode»).
Dokumentasjon og vedtak
Oppbevar alltid kopi av kvitteringer, fakturaer, bankutskrifter og styreprotokoll. Ved avtaler mellom selskap og aksjonærer/stiftere er det særlig viktig med skriftlighet. Ved betydelige beløp kan det kreves særskilt selskapsrettslig behandling; få bistand hvis omfanget er større enn normalt.
Bokføring og MVA
Regnskapsmessig føres kostnadene på relevant konto (for eksempel gebyrer, juridisk bistand, IT/utstyr). Refusjonen bokføres typisk som utlegg til ansatte/eiere eller kortsiktig gjeld som gjøres opp ved utbetaling. For merverdiavgift gjelder vanlige regler: Fradrag for inngående MVA avhenger blant annet av om selskapet er eller blir MVA-registrert og om kjøpet er relevant for avgiftspliktig virksomhet. Avklar med regnskapsfører ved tvil.
Enkelte kjøp kan måtte aktiveres som eiendel og avskrives (for eksempel varig utstyr over en viss verdi/levetid), mens småanskaffelser normalt kostnadsføres. Vurder sak for sak.
Husk også at betaling av stifteres kostnader as ikke fritar fra kravet om forsvarlig egenkapital og likviditet. Styret må vurdere dette løpende.
Eksempler
Eksempel 1 – Registreringsgebyr og bankgebyr: Stifteren betaler registreringsgebyret og bankens gebyr for bekreftelse av aksjeinnskudd. Selskapet refunderer etter registrering. Bokføres som etablerings-/gebyrkostnader mot kortsiktig gjeld/utlegg, deretter utbetaling.
Eksempel 2 – Juridisk bistand: Det er kjøpt 5 timer juridisk bistand for å utforme stiftelsesdokumenter og standardvilkår for kunder. Forretningsmessig og direkte knyttet til oppstart – kan normalt dekkes når dokumentert og rimelig priset.
Eksempel 3 – Privat aksjonæravtale: Stifterne får bistand til en rent privat avtale mellom eierne om fremtidig exit. Kostnaden gjelder eiernes private forhold og dekkes normalt ikke av selskapet.
Eksempel 4 – Utstyr før oppstart: En stifter kjøper en bærbar PC to måneder før registrering med hensikt å bruke den i selskapet. Selskapet kan vurdere å overta eierskapet til PC-en til markedspris eller refundere kjøpet dersom det er godt begrunnet i virksomheten, dokumentert, og styret vedtar dette. Vurder MVA- og regnskapsmessig behandling konkret.
Fallgruver å unngå
- Sviktende dokumentasjon: Manglende kvitteringer, uklar sammenheng med virksomheten
- Uklare roller: Utbetalinger til stiftere uten styrebehandling
- Privat preg: Kostnader som i realiteten er personlige
- For store beløp uten ekstra formaliteter: Unngå «store pakker» av kostnader uten skriftlige avtaler
- Likviditetsknipe: Å tømme konto for å refundere utlegg kan gi likviditetsproblemer
Et godt råd er å ha lav terskel for å få en kort vurdering fra regnskapsfører eller selskapsjurist, særlig når summer eller kompleksitet øker.
Alternativer: Bruke hylleselskap?
Hvis målet er å komme raskt i gang uten å håndtere alle stiftelsesdetaljene, kan et hylleselskap være et alternativ. Du slipper deler av praktikken og enkelte kostnader knyttet til etableringsfasen. Vurder pris, innskutt kapital, historikk og leveransetid før du bestemmer deg. Du kan sammenligne hylleselskaper for å se hva som passer best for deg.
Sjekkliste før utbetaling
- Er kostnaden nødvendig og relevant for selskapets formål?
- Finnes komplett dokumentasjon (faktura/kvittering, forklaring, kontoutskrift ved behov)?
- Er prisen rimelig og på markedsmessige vilkår?
- Er avtalen/vedtaket tilstrekkelig dokumentert i styreprotokoll?
- Påvirker utbetalingen selskapets likviditet/egenkapital på en forsvarlig måte?
- Er bokføring og eventuell MVA-behandling avklart?
Med disse punktene på plass kan selskapet trygt og forsvarlig refundere stifterkostnader – uten at det blir en ulovlig utdeling eller skaper regnskapsmessig trøbbel.