Riktig timesats handler om å dekke alle kostnader, ha forutsigbar fortjeneste og samtidig treffe markedet. Når du skal beregne timesats konsulent as, bør du starte i kostnadsgrunnlaget og justere for utnyttelsesgrad og ønsket margin. Målet er å beregne timesats konsulent as på en strukturert og repeterbar måte – slik at prisingen tåler både lavsesong og investeringer i kompetanse.
Kjerneprinsippet for timesats: fakturerbar tid dekker årskost
I et konsulentselskap er logikken enkel: Årskostnaden per konsulent må dekkes av antall fakturerbare timer, og så legger du til ønsket fortjeneste. Det betyr at alt som ikke kan faktureres – ferie, kurs, salg/tilbud, internmøter, administrasjon – må inn i regnestykket gjennom redusert utnyttelsesgrad. I tillegg må overhead som kontor, IT, verktøy og ledelse fordeles fornuftig per hode.
- Lønn og personalkostnader: fastlønn/variabel lønn, feriepenger, pensjon, forsikringer, og lovpålagte avgifter som for eksempel arbeidsgiveravgift.
- Overhead: kontor/leie, IT-lisenser, maskinvare, reise/befaring, kurs/sertifisering, markedsføring, salg og administrasjon.
- Utnyttelsesgrad: andel av arbeidstiden som faktisk blir til fakturerbare timer.
- Fortjeneste/margin: buffer for risiko, ledig kapasitet, vekst og utbytte.
Slik beregner du grunnsats steg for steg
Nedenfor er en enkel, men robust metode. Juster tallene til deres virkelighet, ikke omvendt.
1) Finn årlig lønnskost per konsulent
Start med avtalt årslønn og eventuelle bonusordninger. Dette er grunnlaget som de fleste andre kostnader bygger på.
2) Legg til sosiale kostnader
Inkluder feriepenger, pensjon, forsikringer og arbeidsgiveravgift med mer. Praktisk kan du bruke en prosentsats av lønn som intern tommelfingerregel, men følg egne avtaler og regnskap for presisjon.
3) Fordel overhead per hode
Summer faste og variable felleskostnader (kontor, IT-lisenser, maskinvare, ledelse, salg/marked, rekruttering, kurs) og del på antall årsverk. Vær nøktern – undervurdert overhead gir for lav timesats.
4) Beregn totalkost per år
- Totalkost per konsulent = Lønn + Sosiale kostnader + Overhead-andel
5) Estimer tilgjengelige og fakturerbare timer
Start gjerne med et heltidsårsverk (for eksempel 52 uker x en normal uketimer), og trekk fra ferie, bevegelige helligdager, kurs/kompetanse, sykefravær, interntid, salg og administrasjon. Resultatet er tilgjengelige timer. Multipliser så med forventet utnyttelsesgrad for å få fakturerbare timer.
- Fakturerbare timer = Tilgjengelige timer x Utnyttelsesgrad
6) Regn ut selvkost per time
- Selvkost per time = Totalkost per år / Fakturerbare timer
7) Legg til ønsket fortjeneste
- Grunn-timesats (eks. mva) = Selvkost per time x (1 + ønsket fortjenestepåslag)
Eksempel med tall (illustrativt)
Anta følgende for én konsulent i et norsk AS. Dette er kun et eksempel – bruk egne tall:
- Årslønn: 900 000
- Sosiale kostnader (antatt): 35 % av lønn = 315 000
- Overhead-andel: 120 000
- Totalkost per år: 900 000 + 315 000 + 120 000 = 1 335 000
- Tilgjengelige timer: 1 800
- Utnyttelsesgrad: 70 %
- Fakturerbare timer: 1 800 x 0,70 = 1 260
- Selvkost per time: 1 335 000 / 1 260 ≈ 1 060
- Fortjenestepåslag: 20 %
- Grunn-timesats: 1 060 x 1,20 ≈ 1 270 (avrund for enkelhet, for eksempel til 1 290)
Faller utnyttelsesgraden til 60 %, blir fakturerbare timer 1 080 og selvkost per time hopper markant opp. Små endringer i utnyttelsesgrad slår hardt på nødvendig timesats – bygg derfor inn margin og overvåk kapasitetsutnyttelsen månedlig.
Utnyttelsesgrad i praksis
Utnyttelsesgrad er andelen av arbeidstiden som faktisk faktureres. I praksis varierer dette gjennom året. Nye konsulenter, salgsperioder, kurs og internutvikling trekker ned. Etabler rutiner for å beskytte fakturerbar tid – uten å ofre kvalitet eller kompetansebygging.
- Planlegg kurs og interne initiativ i lavsesong.
- Standardiser prosesser og malverk for å redusere tidsbruk på tilbud og oppstart.
- Bruk pipeline-styring for å dempe hull mellom oppdrag.
- Hold én felles «kapasitetskalender» for alle konsulenter.
- Seponér småoppdrag med høy koordinasjonskost når kapasiteten er presset.
Ved å måle faktisk faktureringsgrad hver måned og rulle ut 3–6 måneders prognoser, kan du justere timepris og pakkeinnhold i forkant – ikke i etterkant.
Overhead: hva inngår og hvordan fordele
Overhead er summen av kostnader som ikke kan knyttes direkte til én kundeopplevelse, men som er nødvendige for å levere. Fordel dem nøkternt per årsverk, og revider årlig.
- Kontor: leie, strøm, renhold, kantine, møbler.
- IT: lisenser (samhandlingsverktøy, CRM, prosjektstyring, design/dev), maskinvare, sikkerhet.
- Markedsføring og salg: annonser, eventer, innholdsproduksjon, provisjoner.
- Ledelse og administrasjon: regnskap, lønn, HR, juridisk, styre.
- Rekruttering og onboarding: annonser, verktøy, tid brukt.
- Kompetanseutvikling: kurs, sertifisering, fagkvelder.
Små team kan vurdere en fast overhead per hode, mens større hus ofte fordeler noe variabelt (for eksempel etter prosjektbruk) og noe fast per hode. Velg én logikk og bruk den konsekvent.
Prisstrategi: kostnadsbasert, marked og verdi
Kostnadsbasert pris gir et gulv – du vet hvilken minstesats som dekker kost og margin. Den endelige satsen bør også ta hensyn til kundeverdi, kapasitet og posisjonering.
- Kostnadsbasert: Ditt beregnede gulv. Brukes som minstesats.
- Markedsbasert: Hva like tjenester prises til i ditt segment/geografi.
- Verdibasert: Høyere pris ved høy effekt/risikoreduksjon for kunden.
- Kapasitetsstyrt: Høyere pris ved presset kapasitet; kampsatser i lavsesong.
Juster med tydelige rammer: seniorkompetanse, hastetillegg, on-site-krav, kveldsarbeid/helg og opsjoner. For større oppdrag kan timesats suppleres med målbaserte milepælsbetalinger eller fastpris på avgrensede leveranser.
Kontraktspunkter som påvirker reell timesats
Selv en god kalkyle kan spises opp av avtalevilkår. Sikre at disse punktene er tydelige i tilbud og kontrakt:
- Reisetid og -kostnader: om og hvordan dette faktureres.
- Hastetillegg/ekspress: ved korte frister eller «kveld/helg».
- Endringshåndtering: hva utløser merarbeid og ny pris.
- Indeksjustering: årlig justering av satser.
- Minstetid per oppdrag: for å dekke oppstartskost.
- Avbestilling/utsettelse: kompensasjon ved sent varsel.
Klare rammer gjør både kunde og leverandør mer fornøyde – og holder din effektive timesats i nærheten av det du kalkulerte.
Enmanns-AS vs. konsulenthus: ulike forutsetninger
Selv om regneoppskriften er lik, er forutsetningene ofte forskjellige.
- Enmanns-AS: Lavere overhead i kroner, men høy risiko ved hull mellom oppdrag. Utnyttelsesgrad svinger mer. Timesatsen bør inneholde ekstra buffer for ledige perioder.
- Mindre konsulenthus: Noe høyere overhead (salg/marked, ledelse), men jevnere oppdragsflyt via nettverk/rammeavtaler. Kapasitetsstyring og rolleblanding (salg + leveranse) påvirker utnyttelsesgrad.
- Større miljøer: Tyngre overhead og tydelig karrierestige. Kan hente høyere pris på brand, spesialisering og leveransesikkerhet.
Uansett størrelse: regn på egne tall, revider jevnlig, og koble salgspipeline til kapasitetsplanen før du forplikter tid og pris.
Balanser timesats mot pakker og fastpris
Timesats er nyttig for å prise usikker tid, men mange kunder foretrekker forutsigbare pakker eller fastpris for avgrensede leveranser. Da bør du bygge fra samme grunnmur:
- Estimer antall timer x beregnet timesats.
- Legg til risikopåslag for usikkerhet og endringer.
- Definér tydelig hva som er inkludert/ekskludert, og bruk endringsordre ved avvik.
Husk også å beskrive responstider, prioritering og antall iterasjoner – små utydeligheter kan fort spise margin.
Operativ oppfølging: gjør kalkylen levende
- Oppdater tall kvartalsvis: lønn, lisenser, kontor, forsikringer.
- Følg utnyttelsesgrad uke for uke og juster salgsprioritering.
- Mål dekningsbidrag per kunde/prosjekt. Lær av avvik.
- Revider satser ved endrede krav: on-site, sikkerhetsklarering, reiseplikt.
Dette gjør at det du regnet ut for å beregne timesats konsulent as, faktisk brukes i styringen – ikke bare i et oppstartsdokument.
Etablering og rask oppstart
Skal du i gang fort for å kunne fakturere første oppdrag, vurder hvordan etableringsvalg påvirker kost og hva som er mest praktisk. Dersom du ønsker rask registrering og minst mulig ventetid, kan hylleselskaper være et alternativ. Uansett valg: kalkylen for timesats er den samme – men overhead og timing kan variere i oppstartsfasen.
Kjappe kontroller før du sender tilbud
- Dekker satsen lønn, sosiale kostnader og overhead – med ønsket margin?
- Har du realistisk utnyttelsesgrad i perioden tilbudet gjelder?
- Er reise, verktøy, lisenser og underkonsulenter avklart og priset?
- Er vilkår for hast, endring og avbestilling med?
- Er satsen kommunisert eks. mva og med eventuelle tillegg tydelig spesifisert?
Gå gjennom disse punktene sammen med salgs- eller prosjektleder før du forplikter leveranser og pris. Små justeringer nå kan redde mye margin senere.